PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI

DEFINISI MESYUARAT

Mesyuarat adalah perbincangan formal di antara tiga individu atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi.
Mesyuarat berbeza mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya.

ASAS PENGURUSAN MESYUARAT BERKUALITI

1. Ada objektif dan agenda yang jelas.
2. Bermula dan berakhir mengikut ketetapan masa.
3. Kemudahan fizikal yang selesa.
4. Notis pangilan mesyuarat.
5. Ahli-ahlinya mempunyai kepakaran.
6. Perbincangan secara positif.
7. Peranan pengerusi berkesan
8. Peranan setiausaha berkesan
9. Minit mesyuaratnya tepat.
10. Ada tindakan susulan yang berkesan.

TATASUSILA/ADAB MESYUARAT.

1. Jangan tiba lewat
2. Elakkan gangguan semasa Mesyuarat
3. Tidak meninggalkan bilik Mesyuarat
4. Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat
5. Mendengar secara aktif/penuh minat.
6. Cuba beri sumbangan secara berkesan.
7. Fokuskan kepada objektif Mesyuarat
8. Mencari perkara-perkara positif dan elakkan perkara negatif.
9. Cuba menjadi ahli yang aktif
10. Membentuk dan Menyusun Agenda

PERKARA UTAMA DALAM AGENDA MESYUARAT:

1. Perutusan Pengerusi
2. Pengesahan minit Mesyuarat yang lalu.
3. Perkara-perkara berbangkit.
4. Senaraikan perkara-perkara baru yang hendak dibincangkan.
5. Pembentangan kertas kerja jika ada.
6. Hal-hal lain
7. Penutupan Mesyuarat.

SENARAI AGENDA MENGIKUT ANGGARAN MASA

1 Ucapan Pengerusi (15 min )
2 Pengesahan Minit Mesyuarat Lalu (2 min)
3 Perkara Berbangkit (30 min)
4 Perkara baru yg dibincagkan (20 min)
5 Pembentangan kertas kerja (20 min)
6 Hal-hal Lain (23 min)
Jumlah Masa Untuk 6 Agenda ( 120 min )

PANDUAN MENGENDALIKAN MESYUARAT

SEBELUM MESYUARAT
P Tetapkan tujuan/obj mesyuarat
P Tetapkan tarikh/masa/tempat / ahli/agenda mesyuarat
Sediakan/hantar notis/ agenda mesyuarat /kertas kerja
Sediakan tempat /peralatan

SEMASA MESYUARAT
Buka mesyuarat /mengawal perbincangan /rumusan
Catat kehadiran/ catat butir perbincangan/ beri justifikasi

SELEPAS MESYUARAT
SU Sediakan deraf minit mesyuarat
P Luluskan deraf minit mesyuarat
SU Edarkan minit mesyuarat
Simpan rekod/dokumen
Ambil tindakan
Adakan post mortem

PERANAN DAN TUGAS PENGERUSI
Peranan.
Pengacara, penggerak, pemandu dan pengadil
Tugas
Merancang dan mempengurusikan mesyuarat.
Menentukan bagaimana, bila bermula dan berakhirnya mesyuarat.
Menggalakkan perbincangan dan penyertaan
Menghormati pendapat dan pandangan ahli.
Menentukan sususnan agenda dipatuhi.
Menjaga disiplin mesyuarat
Mengawal perjalanan masa, berhenti pada masanya.

PERTIMBANGAN DALAM MESYUARAT
PERANCANGAN
Kenapa mesyuarat diadakan?
Apakah isu/masalah yang hendak dibincangkan?
Apakah objektif mesyuarat?
Apakah keputusan yang hendak dicapai?
Siapa perlu hadir?
Pilih tarikh, tempat dan waktu yang sesuai.
Tentukan cara mesyuarat dijalankan dan bagaimana keputusan Mesyuarat dibuat.

SEMASA MESYUARAT
PADA AWAL MESYUARAT
Datang awal bagi menyesuaikan diri dengan suasana dan ahli-ahli Mesyuarat.
Mulakan Mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan.
Wujudkan suasana selesa, ucapan aluan dan memperkenalkan ahli-ahli jika perlu.
Maklumkan tujuan, objektif dan tempoh mesyaurat.
Luluskan minit Mesyuarat yang lalu.
Jelaskan perkaa pentadbiran atau pengurusan pada awal Mesyuarat.

PERBINCANGAN
Mulakan perbincangan dengan mengemukakan sesuatu isu.
Menjemput pandangan mengenai isu/masalah.
Menjemput penjelasan isu dari ahli-ahli Mesyuarat.
Beri peluang sama-rata kepada ahli-ahli yang ingin bercakap.
Galakkan penyertaan semua ahli.
Dapatkan penjelasan dari perkara-perkara yang tidak jelas.
Menghalang perbincangan yang tidak berkaitan.
Mengawal waktu/pembahagian masa. Jika perlu lambatkan/cepatkan tempoh Mesyuarat.
Mengawal masalah ahli Mesyuarat:
Ahli pendiam
Ahli banyak bercakap
Ahli bersikap negatif.
Kekalkan suasana harmonis dan elakkan perselisihan faham.
Beri kesimpulan dari masa kesemasa, apa yang telah dibincangkan.

DI AKHIR MESYUARAT
Ulas kembali perkara yang telah dibincangkan.
Maklumkan keputusan yang telah diambil/ditolak, diterima, diberi perhatian/ditunda.
Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil
Tetapkan masa, tarikh dan tempat Mesyuarat yang akan datang sekiranya perlu.
Tamatkan m yang akan datang sekiranya perlu.
Tamatkan Mesyuarat tepat pada masanya.

SETIAUSAHA
Bawa ke bilik Mesyuarat, minit Mesyuarat, (laporan-laporan, nota-nota /bahan rujukan –jika perlu).
Datang awal ke tempat Mesyuarat – semak kemudahan/keperluan Mesyuarat.
Sediakan senarai para hadirin.
Bantu pengerusi – ingatkan peraturan, masa dan agenda.
Catatkan nama peserta yang bercakap dan butir-butir percakapanya.
Ambil nota-nota dengan jelas.
Sediakan minit Mesyuarat yang berkualiti – 7 hari.
Sampaikan keputusan dan arahan kepada mereka yang perlu mengambil tindakan susulan – segera.

KEPIMPINAN DALAM MESYUARAT
Personaliti yang dihormati
Ada kewibawaan – berbudi bahasa, bersopan santun, pandai membuat teguran, melaksanakan peraturan Mesyuarat.
Berpengetahuan – bijaksana dan membuat keputusan yang tepat.
Berdisiplin terhadap masa dan peraturan.
Mesra – hubungan baik dengan semua ahli.
Sebelum diadakan Mesyuarat patut hantar surat panggilan mesyuarat.
Mesyuarat bergantung kepada agenda mesyuarat yg ditetapkan.
Perkara-perkara penting di dalam menulis minit mesyuarat.

STRUKTUR MINIT MESYUARAT
PERBINCANGAN MESYUARAT
Pengesahan minit Mesyuarat.
Pindaan minit Mesyuarat.
Perkara berbangkit.
Perkara yang dibincangkan.
Pernyataan tamat Mesyuarat.
Lampiran jika ada.

Alamat (Contoh: SM Kebangsaan Perai,13700 Perai, SPT, Pulau Pinang)

1. Tajuk :Minit Mesyuarat
2. Tarikh: 
3.  Masa
4. Tempat
5. Pengerusi Mesyuarat: 
6.  Kehadiran 
7.  Tidak Hadir dan Sebabnya
8. Agenda Mesyuarat.

Agenda
1.0 Ucapan Pengerusi Tindakan
2.0 Mengesahkan Minit
3.0 Perkara Berbangkit
4.0 Kewangan Bendahari
5.0 Hal-hal lain

Mesyuarat ditangguhkan pada jam......
Pencatat

…………………..................
( t.t , Nama dan Jawatan)

Pengesahan

…………………..................
(t.t , Nama dan Jawatan)

s.k